Takenlijsten in Excel vs. DNR-Q
DNR-STB takenlijsten worden door zowel opdrachtgevers als adviseurs samengesteld, door de uitvragende partijen om aan te geven welke werkzaamheden zij van hun adviseurs verwachten en door de aanbiedende partijen om aan te geven welke werkzaamheden zij noodzakelijk achten voor het gevraagde in relatie tot het opgegeven honorarium.
Vaak worden de takenlijsten ingevuld m.b.v. van Excel, al dan niet aangepast aan de eigen situatie om een begroting of honorarium te kunnen berekenen, takenreeksen samen te stellen of eigen taken toe te voegen.
Als opvolger van dnrstb.nl heeft Stiion 2 jaar geleden DNR-Q uitgebracht. Hoe verhouden, bij het gebruik van DNR-takenlijsten, Excel en DNR-Q zich tot elkaar.
Losse bestanden versus database
Een groot verschil zit in de wijze waarop de informatie wordt opgeslagen. In Excel zijn dit losse bestanden die ergens lokaal op een desktop computer of laptop, op een intranet of cloud worden opgeslagen. Per takenlijst een bestand of tabblad binnen een document.
DNR-Q is een databasesysteem dat op een server is opgeslagen en via de webbrowser of FileMaker client wordt ontsloten. Takenlijsten worden in de database opgeslagen.
Aanpasbaar
In Excel zijn takenlijsten eenvoudig aan te passen en uit te breiden. Bijvoorbeeld in het geval van een architectenbureau dat z’n takenlijsten gebruikt om het honorarium te berekenen. Per taak kan worden aangegeven of de taak door bijvoorbeeld een architect, projectleider, modelleur, of een combinatie daarvan wordt uitgevoerd. Het aantal uren wordt ingevuld met voor elke rol met z’n eigen uurloon. Alles wordt getotaliseerd, de spreadsheet is nog redelijk overzichtelijk alhoewel de lijst met taken per fase wel lang is. Maar wat als er nu meerdere disciplines met bijbehorende rollen moeten worden aangegeven, en wat als de uurlonen geïndexeerd moeten worden? Of die ene extra taak die zo handig was in dat project, welk project was dat ook alweer?
DNR-Q werkt met basis-takenlijsten voor DNR-STB 2014, CR2013 en biedt de mogelijkheid eigen basis-takenlijsten samen te stellen. Deze basis-takenlijsten zijn in DNR-Q opgeslagen in een zogenaamde taakbibliotheek en vormen de basis voor het al dan niet automatisch invullen van de takenlijsten. Aan de lijsten in de taakbibliotheek kunnen eigen taken worden toegevoegd. Zo zou je bijvoorbeeld in de DNR-2014 een aantal eigen BIM-taken kunnen toevoegen. Deze zijn dan altijd beschikbaar bij het invullen van takenlijsten.
Daar waar in Excel moet worden gezocht naar het bestand waar die ene nieuwe taak is toegevoegd is die taak in DNR-Q altijd beschikbaar omdat deze centraal is opgeslagen. In Excel zijn taken eenvoudig aan te passen, echter ook taken die onderdeel zijn van bijvoorbeeld DNR-STB 2014 die in principe niet mogen worden aangepast omdat het een vastgelegde referentielijst is. In DNR-Q zijn de vaste (DNR-STB 2014) taken zelf niet te wijzigen maar kunnen wel naar eigen inzicht worden uitgebreid.
Disciplines en rollen
In DNR-Q zijn de disciplines uit DNR-STB 2014 (beroepen) de basis, deze zijn centraal opgeslagen. Per discipline kunnen rollen met bijbehorende uurlonen worden toegevoegd. Daarnaast kunnen eigen disciplines en rollen worden toegevoegd.
De centraal opgeslagen disciplines en rollen zijn in de takenlijsten beschikbaar en kunnen al dan niet automatisch worden geselecteerd waarmee op basis van de invoerde uren per taak begrotingen kunnen worden gemaakt. Per taak kunnen meerdere disciplines en rollen worden geselecteerd, daarbij kan onderscheid worden gemaakt tussen verantwoordelijke discipline en participant.
In Excel is bovenstaande in principe wel mogelijk maar de uitbreidbaarheid van het aantal eigen disciplines en rollen vraagt om gevorderde kennis van de toepassing van macro’s en/of een intensieve bewerking van de spreadsheet.
Automatisering
Elke benodigde taak moet worden aangekruist, daarbij is van belang dat er geen taken worden overgeslagen. Een hulpmiddel hierbij zijn de N-taken in de DNR-STB 2014, alle (N)oodzakelijke taken die minimaal nodig zijn voor een project. In Excel zijn deze allemaal afzonderlijk aan te kruisen of er worden standaardlijsten gebruikt waarin alle N-taken al zijn aangekruist. In DNR-Q kunnen met één druk op de knop alle N-taken worden aangekruist.
Hergebruik
Hergebruik van takenlijsten maakt het samenstellen ervan minder tijdrovend en voorkomt fouten. In Excel kan een eerder gemaakte takenlijst als een nieuw bestand opgeslagen en worden aangepast aan het nieuwe project. In DNR-Q kunnen project gerelateerde takenlijsten als template worden bewaard welke als basis kunnen dienen voor nieuwe takenlijsten.
Schaalbaar
Bij het maken van begrotingen op basis van DNR-STB 2014 kan het hergebruik van takenlijsten veel tijdswinst opleveren. Bepaling van het aantal uren en de rol (uurloon) is, naast het aankruisen van de juiste taken, een tijdrovende bezigheid. Punt van aandacht hierbij is het verschil in omvang van het te begroten werk. In eerste instantie zou je kunnen denken aan het aanpassen van het aantal uren per taak. Dit kunnen zomaar een paar honderd taken zijn, erg tijdrovend.
Een andere methode is centraal de omvang van een project wijzigen en deze te koppelen aan de uren die per taak zijn ingevuld. Omdat niet alle taken even gevoelig zijn voor de omvang van een project zou hiervoor per taak een wegingsfactor kunnen worden gebruikt.
In Excel is dit te regelen maar levert inmiddels wel een vrij omvangrijke en wellicht onoverzichtelijk spreadsheet op. Het zou wellicht compacter kunnen maar dit vergt vergevorderde kennis van Excel.
In DNR-Q is dit out-of-the-box geregeld. In de taakbibliotheek kan per taak worden aangegeven of deze al dan niet gevoelig zijn voor wijzigingen in de projectomvang en de mate waarin (wegingsfactor). Eénmaal in een project toegepast kan dit worden gewijzigd zonder daarvoor de bibliotheek te wijzigen.
Uitwisseling
Takenlijsten moeten na voltooiing ervan kunnen worden gedeeld. Om alleen te lezen maar ook om mee door te werken. Excel kent een breed palet aan exportformaten, tabelachtigen, diverse textformaten, pdf en een aantal exotische bestandsformaten. Bedoeld om zo breed mogelijk in te zetten. Bij de pdf moet de opmaak zelf worden georganiseerd waarbij in geval van geautomatiseerde taken gevorderde macro-kennis vereist is.
DNR-Q biedt een paar exportmogelijkheden. PDF om takenlijsten te presenteren met diverse opties direct onder de knop, van samenvatting tot uitgebreide kruisjeslijsten met activiteiten, bijbehorende documenten en verantwoordelijke disciplines en participanten. Dit zonder werk te hoeven steken in het samenstellen van de layout. Ok, je zou de layout soms meer naar je hand willen zetten maar de opmaak is neutraal en biedt de mogelijkheid het eigen logo in te voegen waarbij de positie en grootte ervan kan worden ingesteld.
Om op door te werken biedt DNR-Q het CSV-bestandsformaat. (Komma gescheiden). Dit is een neutrale tabelvorm die in elk spreadsheet- of textprogramma kan worden ingelezen. Voor zowel de PDF- als CSV-export bestaat de mogelijkheid een bestand per discipline te exporteren. Handig voor uitvragende partijen die met één lijst verschillende disciplines van informatie willen voorzien.
Excel of DNR-Q?
Voor wie één of twee keer per jaar een takenlijst invult, het niet erg vindt om tijd te steken in het invullen ervan, geen eisen aan stelt aan automatisering en overzicht en over de DNR-STB 2014 spreadsheet beschikt is Excel natuurlijk een prima oplossing.
Bij een intensiever gebruik, het belang hechten aan overzicht, het opbouwen en terugvinden van zelf samengestelde takenlijsten, eigen taken, disciplines en rollen, snel en eenvoudig begrotingen wil maken en vooral tijd wil besparen met het invullen van takenlijsten biedt DNR-Q een mooie tool. Daarbij worden licentievormen aangeboden voor zowel de gebruiker die DNR-Q minder vaak gebruikt als organisaties die met meerdere personen veel takenlijsten samenstellen.